Nabycie sprawdzające - narzędzie fiskusa w walce z szarą strefą.

W polskim systemie prawnym istnieje wiele przepisów regulujących zagadnienia związane z podatkami i obowiązkami podatników. Jednym z obszarów, który podlega kontroli i nadzorowi ze strony organów podatkowych jest ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej, potocznie zwaną kasą fiskalną.  Nabycie sprawdzające to instytucja, która pozwala na skrupulatne sprawdzenie, czy podatnicy przestrzegają przepisów prawa podatkowego, dotyczących m.in. ewidencjonowania sprzedaży i wydawania paragonów fiskalnych. 

 

Po okresie letnim mogłoby się wydawać, że kontrole w ramach akcji "Weź paragon" zeszły na drugi plan. Jednak działania te są codziennością skarbówki, intensyfikując się w okresach wzmożonego handlu, jak np. przed Dniem Wszystkich Świętych czy Bożego Narodzenia.  Działania związane z nabyciem sprawdzającym zaplanowane są do końca 2031r., o czym mowa m. in. w niniejszym artykule.

 

 

Zgodnie z art. 94k ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej (t.j. Dz. U. z 2023r., poz. 615) nabycie sprawdzające polega na nabyciu towarów lub usług w celu sprawdzenia, czy sprawdzany podatnik lub osoba działająca w jego imieniu i na jego rzecz, przestrzega obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego, w zakresie ewidencjonowania sprzedaży z użyciem kasy rejestrującej oraz wydawania nabywcy paragonu fiskalnego.

 

 

W procesie nabycia sprawdzającego uczestniczą dwie strony:

1. Sprawdzany – to podatnik dokonujący sprzedaży towarów lub usług, u którego jest dokonywane nabycie sprawdzające lub osoba działająca w jego imieniu, np. jego pracownik.

2. Sprawdzający – to osoba zatrudniona w urzędzie skarbowym lub urzędzie celno - skarbowym lub funkcjonariusz Służby Celno-Skarbowej, których zadaniem jest dokonywanie nabycia sprawdzającego.

 

 

Nabycie sprawdzające odbywa się na podstawie legitymacji służbowej i stałego upoważnienia udzielonego przez naczelnika urzędu skarbowego lub naczelnika urzędu celno-skarbowego. Stałe upoważnienie zawiera istotne informacje, takie jak oznaczenie organu, datę i miejsce wystawienia, podstawę prawną, osobę sprawdzającego oraz podpis osoby udzielającej upoważnienia.

W trakcie nabycia sprawdzającego sprawdzającemu przysługuje uprawnienie do legitymowania lub ustalania tożsamości sprawdzanych w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia kontroli. 

 

 

W jaki sposób odbywa się w rzeczywistości nabycie sprawdzające? Urzędnicy skarbowi niejednokrotnie wykazują się pomysłowością, w celu weryfikacji podatnika. Nie sposób sobie wyobrazić, że sprawdzający przyjdzie do sklepu w pełnym umundurowaniu i legitymacją w ręku. Nie miałby wówczas żadnych efektów. Pracownicy skarbówki na zasadzie „tajemniczego klienta” wejdą do sklepu, pooglądają towar, podyskutują z „przyjaciółką” bądź sprzedawcą i ostatecznie kupią towar.  Nie wykluczone są nabycia usług w restauracji, u fryzjera itp. Zazwyczaj jedna osoba z pary kupuje, druga obserwuje, no chyba że chodzi o restaurację – konsumpcja odbywa się wspólnie. Swego czasu hitem akcji „Weź paragon” był duet urzędników – ona młoda i on młody – którzy to urzędnicy w dniu Świętego Walentego trzymając się za rękę jako para odwiedzali szczecińskie kwiaciarnie. Wynik tego dnia to 12:0 czyli 12 mandatów, zero wydanych paragonów.

 

Po nabyciu towaru i skorzystaniu z usługi sprawdzający ma obowiązek okazania legitymacji służbowej, poinformowania sprawdzanego o dokonaniu nabycia, a także pouczenia go o jego prawach i obowiązkach. Na żądanie sprawdzanego, sprawdzający musi również okazać stałe upoważnienie do dokonania nabycia sprawdzającego.

 

W przypadku nabycia towaru w toku nabycia sprawdzającego, towar ten jest zwracany sprawdzanemu wraz z paragonem fiskalnym dokumentującym sprzedaż. Jednak towar nie podlega zwrotowi, jeżeli ze względu na jego rodzaj lub szczególne właściwości nie jest możliwa jego ponowna sprzedaż. W takim przypadku towar może pozostać w miejscu jego nabycia za zgodą sprawdzanego.

Natomiast w przypadku usługi – sponsorem dla urzędnika jest Skarb Państwa – nic nie jest zwracane, gdyż zazwyczaj nie ma możliwości przywrócenia stanu sprzed wykonania usługi (usługi fryzjerskie, krawieckie, manicure itp.).

 

Sprawdzany, po dokonaniu nabycia sprawdzającego, ma obowiązek przyjęcia zwracanego towaru oraz paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż towaru. Sprawdzany musi także zwrócić zapłatę otrzymaną za zwracany towar oraz za towar, który nie jest zwracany z uwagi na to, że może stanowić dowód przestępstwa, przestępstwa skarbowego czy wykroczenia i wykroczenia skarbowego.

 

 

Nabycie sprawdzające jest dokładnie dokumentowane. W zależności od tego czy transakcja będzie prawidłowo zaewidencjonowana i zostanie wydany paragon fiskalny. Jeżeli nie stwierdzono nieprawidłowości, sprawdzający sporządza notatkę służbową, zawierającą datę i miejsce dokonania nabycia, wartość sprzedaży brutto, numer paragonu fiskalnego oraz numer unikatowy kasy rejestrującej, a także informacje dotyczące stron transakcji. Notatkę tę otrzymuje sprawdzany.

W przypadku stwierdzenia naruszeń lub innych okoliczności wymagających szczegółowego zarejestrowania, sporządza się protokół z nabycia sprawdzającego. Protokół zawiera szereg istotnych informacji, takich jak dane o organie, dacie i miejscu nabycia, numery stałego upoważnienia, dane stron transakcji, opis naruszeń oraz podpisy stron.

 

Uprawnienie do dokonywania nabycia sprawdzającego obejmuje całe terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i jest realizowane przez naczelników urzędów skarbowych oraz naczelników urzędów celno - skarbowych. Zatem funkcjonariusz urzędu celno – skarbowego z Warszawy może śmiało działać np. w kurorcie nadmorskim województwa pomorskiego i dokonywać nabyć sprawdzających. 

Należy również podkreślić, że podczas nabycia sprawdzającego urzędnik skarbowy ma możliwość sporządzania szkiców, kopiowania dokumentów, filmowania, fotografowania oraz dokonywania nagrań dźwiękowych. Wszystko to po to, aby udokumentować nieprawidłowości w ewidencjonowaniu na kasie fiskalnej.

 

 

Warto zwrócić uwagę na to, że przepisy dotyczące nabycia sprawdzającego wyłączają stosowanie przepisów Prawa przedsiębiorców w zakresie ograniczeń kontroli przedsiębiorcy, m. in. ograniczeń co do przekroczenia limitu kontroli w danym roku podatkowym. Zatem nie możemy się powoływać na fakt, że w tym roku przekroczono już limit kontroli i nie można dokonać nabycia sprawdzającego.

 

 

Wydatki związane z nabyciem sprawdzającego są pokrywane z funduszu nabycia sprawdzającego. Środki na ten fundusz są zapewniane w budżecie państwa. Fundusz ten ma na celu umożliwienie organom kontroli skutecznego przeprowadzania procesów nabycia sprawdzającego oraz zapewnienie odpowiednich zasobów finansowych na ten cel. 

Kwestie te regulują zarządzenia Ministra Finansów:  w sprawie funduszu nabycia sprawdzającego oraz w sprawie dokonywania wydatków przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych. Z przepisów tych zarządzeń wynika, że pomiędzy szefem urzędu i urzędnikiem dokonującym nabyć sprawdzających podpisywana jest umowa dotycząca użytkowania karty służbowej za pomocą, których dokonywane jest nabycie sprawdzające.  Limit takiej karty to 2000 zł i jednorazowe nabycie sprawdzające nie może przekroczyć tej kwoty. Zgodnie z przepisami przełożony urzędnika ustala z nim wartość maksymalną takiego nabycia sprawdzającego. Z przepisów zarządzeń wynika również, że dokonujący sprawdzenia płaci za towary lub usługi kartą płatniczą bądź gotówką, którą to gotówkę wypłaci z tej karty służbowej. Oczywiście zgodnie z przepisami z tej gotówki sprawdzający również musi się rozliczyć.

 

Kancelaria Doradztwa Podatkowego Taxologika w Szczecinie na zasadzie dostępu do informacji publicznej skierowała zapytanie do  poszczególnych dyrektorów izb administracji skarbowej w województwach z jakim bankiem podpisano umowę na obsługę służbowych kart płatniczych służących do dokonywania nabycia sprawdzającego oraz do kiedy obowiązują zawarte umowy z bankiem w powyższym zakresie. Z odpowiedzi 16 izb administracji skarbowych wynika, że podpisano bezterminową umowę na obsługę kart debetowych z Narodowym Bankiem Polskim. Natomiast z informacji Izb w Łodzi i Gdańsku dodatkowo wynika, że obsługa kart płatniczych wykorzystywanych do nabyć sprawdzających dokonywana jest przez ING Bank Śląski. Zatem sprawdzani – strzeżcie się pomarańczowych kart debetowych z lwem – to może być nabycie sprawdzające! 

 

 

Podkreślenia wymaga, że towar nabyty w ramach nabycia sprawdzającego, który nie podlega zwrotowi, staje się własnością Skarbu Państwa. Oznacza to, że organy podatkowe mogą dysponować tym towarem zgodnie z przepisami prawa, na przykład mogą go wykorzystać w innych procesach kontroli lub przeznaczyć na cele publiczne.

Natomiast usługa, której nie da się zwrócić zostaje skonsumowana przez sprawdzającego urzędnika.

 

 

Stanem pożądanym dla sprawdzanego jest sytuacja, w której urzędnik skonsumuje towar, uiści zapłatę, otrzyma paragon i skończy się wydaniem notatki służbowej. Natomiast w momencie kiedy zostaną zauważone nieprawidłowości przedsiębiorca może być pociągnięty do odpowiedzialności karnej skarbowej. 

 

W pierwszej kolejności, jeżeli transakcja w ogóle nie zostanie zaewidencjonowane na kasie fiskalnej to takie zachowanie może stanowić nawet przestępstwo skarbowe, za które grozi kara grzywny. W dalszej kolejności, dokonanie zapisu w ewidencji, lecz nie wydanie paragonu fiskalnego również będzie karne karą grzywny. Mówi o tym art. 62 § 4 Kodeksu karnego skarbowego, którego przepisy stanowią, że karze grzywny do 180 stawek dziennych podlega ten, kto wbrew przepisom ustawy dokona sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo nie wyda dokumentu z kasy rejestrującej, stwierdzającego dokonanie sprzedaży. 

 

W przypadkach mniejszej wagi ww. czyny mogą być potraktowane jako wykroczenie skarbowe. Ocena czy zachodzi przypadek mniejszej wagi co do zasady będzie przeprowadzona przez prowadzącego postępowanie lub sąd.

 

Zauważmy, że przepis prawa karnego skarbowego (art. 62 kks) odsyła do przepisów ustawy, które samodzielnie regulują kwestie obowiązków związanych z kasą rejestrującą. O obowiązku ewidencjonowania za pomocą kasy fiskalnej oraz wydawania nabywcom dowodów zakupu stanowią przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz wydane na jej podstawie rozporządzenie. Tu warto zwrócić uwagę na ciekawą tezę prof. Adama Bartosiewicza zaprezentowaną w Dzienniku Gazeta Prawna, nr 129/2022 z 06.07.2022 w artykule pt.: "Mandaty w ramach nabyć sprawdzających są nielegalne". Autor tekstu podniósł, że  "zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT sprzedawca ma obowiązek ewidencjonowania w kasie rejestrującej sprzedaży na rzecz konsumentów oraz rolników ryczałtowych. W tej natomiast sytuacji kupującym jest… organ podatkowy, a pracownik lub funkcjonariusz KAS działa wyłącznie w imieniu tego organu. W przepisach brak jest obowiązku ewidencjonowania w kasie rejestrującej sprzedaży dokonywanej na rzecz organu podatkowego. Skoro nie ma takiego obowiązku, to nie może być mowy o karze". 

Jest to jeden z argumentów, który może być użyty w obronie przed zarzutami skarbówki w postępowaniu karnym skarbowym. 

 

Potwierdzeniem powyższej tezy może być również fakt, że tak naprawdę w niektórych przypadkach może nie dochodzić do dostawy towarów i świadczenia usługi. Wyobraźmy sobie sytuację, w której podczas nabycia sprawdzającego sprawdzany prawidłowo dokona zapisania transakcji w kasie i wyda paragon, następnie po ujawnieniu przez urzędnika celu czynności otrzyma z powrotem towar i zwróci urzędnikowi należność. Czy taka transakcja podlega rozliczeniu w pliku jpk_v7? Otóż sama dostawa będzie wpisana w rejestr sprzedaży VAT (z uwagi na to, że nie można wystawić paragonu korekcyjnego) jako sprzedaż paragonowa, natomiast sprzedaż będzie skorygowana na podstawie protokołu przyjęcia zwrotu towaru/notatki służbowej z nabycia sprawdzającego.

Podobnie w sytuacji, gdy podatnik zostanie przyłapany na nienabiciu na kasę danej transakcji. Wówczas po wydaniu protokołu z nabycia sprawdzającego oraz zwrocie urzędnikowi gotówki nie ma on obowiązku ujęcia „transakcji” w rejestrze i pliku jpk.

 

Dodatkowo warto zwrócić uwagę na inne typy czynów zabronionych, które pojawiły się wraz z wprowadzeniem instytucji nabycia sprawdzającego. I tak, art. 83 § 1 kks stanowi, że kto osobie uprawnionej do dokonania nabycia sprawdzającego udaremnia lub utrudnia wykonanie czynności służbowej, w szczególności kto wbrew żądaniu tej osoby nie okazuje księgi lub innego dokumentu dotyczącego prowadzonej działalności gospodarczej lub księgę lub inny dokument niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznymi, ukrywa lub usuwa, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych. W przypadku tego czynu zabronionego również w zależności od oceny może on stanowić wykroczenie skarbowe, co wiąże się z niższym wymiarem kary. 

 

Wykroczeniem skarbowym jest także zachowanie, które polega na tym, że osobie uprawnionej do dokonania nabycia sprawdzającego odmawia się przyjęcia zwracanego towaru nabytego w toku nabycia sprawdzającego, przyjęcia paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż zwracanego towaru lub usługi niewykonanej w toku nabycia sprawdzającego wydanego tej osobie w toku nabycia sprawdzającego, lub zwrotu zapłaty otrzymanej za zwracany towar nabyty w toku nabycia sprawdzającego lub usługę niewykonaną w toku nabycia sprawdzającego (art. 83 § 1a kks). Ten czyn zabroniony związany jest z obowiązkiem sprawdzanej osoby odebrania od funkcjonariusza zakupionego towaru, przyjęcia paragonu i zwrotu należności zapłaconej za ten towar. 

 

Zwracam również uwagę, że w grę może wchodzić odpowiedzialność właściciela firmy, który odpowiada z tytułu braku nadzoru nad przestrzeganiem reguł obowiązujących w danej firmie i tym samym dopuszcza, chociażby nieumyślnie,  do popełnienia czynu zabronionego przez inna osobę (art. 84 § 1 kks). Z tym czynem będziemy mieli do czynienia w sytuacji, gdy pomimo obowiązku przeszkolenia pracownika z zasad obsługi kasy fiskalnej pracodawca nie przeprowadzi szkolenia i  tenże pracownik podczas sprzedaży nie dokona rejestracji w kasie bądź nie wyda paragonu, pomimo dokonania ewidencji. Tu należy pamiętać, że zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów  z dnia  29 kwietnia 2019r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2021, poz. 1625 z późn. zm. ), podatnik (tu pracodawca) jest obowiązany zapoznać osobę prowadzącą u niego ewidencję, przed rozpoczęciem jej prowadzenia oraz bez względu na sposób i formę powierzenia tej osobie prowadzenia ewidencji, z informacją o zasadach ewidencji obejmującą podstawowe zasady prowadzenia ewidencji i wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutki ich nieprzestrzegania. Zatem bark takiego zapoznania i w konsekwencji popełnienie wykroczenia/przestępstwa przez pracownika może narazić na oddzielną odpowiedzialność karną skarbową również pracodawcę.

 

Jak skutecznie bronić się jeszcze przed zarzutami fiskusa? Niewątpliwie sytuacja, w której organ dokona nabycia sprawdzającego jest trudna i stresująca. Zwłaszcza, że poczucie "przyłapania na gorącym uczynku" nie sprzyja trzeźwemu myśleniu. W pierwszej kolejności należy zastanowić się czy rzeczywiście nie mieliśmy zamiaru zapisać sprzedaży na kasę fiskalną, czy dano nam możliwość wywiązania się z obowiązku i czy też może urzędnik niejako wymusił całą sytuację. Niejednokrotnie zdarzało się tak, że zanim sprzedawca zdążył wprowadzić transakcję na kasę czy wydać paragon fiskalny to sprawdzający wyciągał legitymację służbową i stwierdzał, że dokonano wykroczenia skarbowego, nie dając tym samym możliwości sprawdzanemu na  prawidłowe zachowanie.

 

Już podczas spisywania protokołu z czynności nabycia sprawdzającego przedsiębiorca czy jego pracownik jako uczestnicy czynności mogą wnieść swoje uwagi czy zastrzeżenia, a urzędnik powinien je wpisać do protokołu.

 

Dodatkowo, tak samo jak urzędnicy mogą nagrywać swe czynności, tak samo przedsiębiorca, o ile posiada takie nagrania np. z monitoringu sklepu, w postępowaniu może przedstawić również  te materiały jako dowód. 

 

Urzędnicy najczęściej będą kwalifikować nieprawidłowe zachowania jako wykroczenie skarbowe i jednocześnie będą starać się na miejscu wymierzyć sprawcy wykroczenia skarbowego mandat karny. Należy pamiętać, że w przypadku mandatu karnego sprawca ma prawo odmówić jego przyjęcia. Wówczas sprawa będzie rozpoznana na zasadach ogólnych w toku dochodzenia. Ten czas w dochodzeniu pozwoli sprawcy na skorzystanie z usług obrońcy, którym może być adwokat lub radca prawny. Będzie to również czas na przygotowanie linii obrony. Natomiast jeżeli sprawca dojdzie do wniosku, że nie ma sensu walczyć, to w takim dochodzeniu również można przyjąć mandat karny i zakończyć w ten sposób sprawę.

 

Wreszcie wskazuję na prewencję. Zamiast walczyć z fiskusem lepiej zapobiegać tego typu sytuacjom. Warto zwrócić uwagę na obowiązki pracodawcy związane np. z przeszkoleniem pracowników, którzy obsługują kasę fiskalną. Przed dopuszczeniem pracownika do sprzedaży powinien być on zapoznany z obowiązkami dotyczącymi kasy fiskalnej i potwierdzić oświadczenie o takim szkoleniu. Natomiast dla przedsiębiorców prawidłowe wykonywanie obowiązków jest istotne w budowaniu zaufania klientów poprzez transparentność i rzetelność w prowadzeniu działalności gospodarczej. 

 

 

Raczej tak. Zgodnie z art. 88. ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (t.j. Dz. U z 2021r., poz. 2105 z późn. zm.) w latach 2022–2031 maksymalny limit wydatków Szefa Krajowej Administracji Skarbowej w zakresie wprowadzenia nabycia sprawdzającego, o którym mowa w art. 94k ustawy wynosi 53.500.000 zł, w tym w:

 

1) 2022 r. – 8 500 000 zł;

2) 2023 r. – 5 000 000 zł;

3) 2024 r. – 5 000 000 zł;

4) 2025 r. – 5 000 000 zł; 

5) 2026 r. – 5 000 000 zł; 

6) 2027 r. – 5 000 000 zł;

7) 2028 r. – 5 000 000 zł;

8) 2029 r. – 5 000 000 zł; 

9) 2030 r. – 5 000 000 zł; 

10)  2031 r. – 5 000 000 zł.  

 

Z powyższego zapisu wynika, że nabycia sprawdzające to stałe zadanie skarbówki, zaplanowane na co najmniej 10 lat, a łączny budżet na nabycia sprawdzające to ponad 53 mln złotych.

 

 

 

Nabycie sprawdzające jest nową instytucją w polskim prawie podatkowym, która umożliwia organom kontroli dokładne monitorowanie przestrzegania przepisów prawnych przez podatników. Proces ten jest dokładnie uregulowany w przepisach prawa, które określają prawa i obowiązki zarówno sprawdzającego, jak i sprawdzanego. Dzięki nabyciu sprawdzającemu organy podatkowe mogą skutecznie weryfikować, czy podatnicy prawidłowo ewidencjonują sprzedaż i wydają paragony fiskalne. 

Warto zrozumieć zasady i procedury związane z nabyciem sprawdzającym, aby uniknąć ewentualnych problemów i konsekwencji wynikających z naruszeń przepisów prawa podatkowego.

 

 

Informacje nt. nabycia sprawdzającego można również uzyskać w filmie na Youtube:

https://youtu.be/ghN45Cj7UxY

 

 

 

Paweł Wojnowski

Doradca podatkowy nr wpisu 13118

Kancelaria Podatkowo-Księgowa Taxologika